مدیریت رویدادها_ نحوه سازماندهی یک سمینار یا یک رویداد


مدیریت رویدادها_ نحوه سازماندهی یک سمینار یا یک رویداد
رویدادها همیشه به عنوان یک تجربه جامع برای شرکت کنندگان آن بوده است. به همین دلیل ، مدیریت رویداد نیاز به یک برنامه ریزی و آماده سازی دقیق دارد که بیشتر کارها حداقل چند ماه قبل از واقعه انجام شده مطالب بیشتر است. در بیشتر زیر چند مرحله ذکر شده است که باید برای رسیدن به یک رویداد موفق در نظر گرفته و انجام شوند.

* ایجاد موضوع هر رویداد از یک موضوع و هدف پیروی می کند که تنظیم رویداد ، مخاطبان هدف یا شرکت کنندگان ، مهمانان و رویکرد بازاریابی را هدایت می کند. به طور كلی ، یك رویداد تجاری مانند یك كنفرانس بین المللی برای یك صنعت خاص ، مشاركت كنندگانی را كه در آن صنعت مشاغل انجام می دهند و همچنین حامیانی كه مسافت بیشتری را برای تبلیغ محصولات خود در طول این رویداد بدست می آورند ، جذاب خواهد بود.
جدا از آن ، موضوع سمینار همچنین نوع کانال های بازاریابی مورد استفاده برای تبلیغ را تعیین می کند. این امر در مورد تیم مدیریت رویداد نیز صادق است که به موضوع رویداد برای شناسایی صحیح شرکت کنندگان و شرکت های هدف برای فروش رویداد نیاز دارند.

* انتخاب مکان برگزاری رویداد انتخاب مکان بستگی زیادی به مقیاس رویداد دارد. معمولاً این امر با توجه به تعداد شرکت کنندگان ، حضور هر میهمان افتخاری (مانند سلطنتی یا سیاستمداران) فعالیت های حین رویداد یا اگر فضای کف اضافی برای اهداف نمایشگاه مورد نیاز باشد ، تعیین می شود.
یک سمینار معمولی در حدود 100 تا 200 را می توان به راحتی در یک اتاق سمینار هتل ، احتمالاً در یک فضای سبک تئاتر یا کلاس ، اجرا کرد. با این حال ، رویدادهای در مقیاس بزرگتر با مقیاس بندی تعداد شرکت کنندگان بین 500 تا 1000 ممکن است به یک سالن بزرگ ، سالن رقص ، سالن اجتماعات یا یک مرکز همایش ها احتیاج داشته باشد.

* بازاریابی رویداد و تبلیغات بازاریابی سمینار مهمترین و اغلب چالش برانگیزترین وظیفه در برنامه ریزی رویداد است و اغلب به عنوان مهمترین عامل موفقیت یک رویداد در نظر گرفته می شود. برای ترسیم ثبت نام کافی در رویدادها باید استراتژی مناسب بازاریابی و موقعیت سمینار اتخاذ شود.
بیشتر اوقات ، برگزارکنندگان رویدادهایی که بودجه زیادی دارند ، برای تبلیغ رویداد به بازاریابی بالاتر از حد تبلیغات مانند روزنامه ها و مجلات و همچنین تبلیغات رادیو و تلویزیون روی می آورند. اطلاعیه های مطبوعاتی در مورد این رویداد همچنین می تواند برای ایجاد آگاهی از رویداد آینده به روزنامه های اصلی ارسال شود.

همکاری با حامیان مالی گرفتن اسپانسرهای معتبر برای شرکت در یک رویداد به افزایش اعتبار این رویداد و همچنین کاهش هزینه ها کمک می کند. اسپانسرها همچنین می توانند در بازاریابی کمک کنند ، زیرا همچنین به تبلیغ رویداد شما برای مشتریانشان کمک می کنند.

* مدیریت افراد و کار با سخنرانان یک سمینار بدون برگزاری آن و همچنین سخنرانان دانش خود را برای شرکت کنندگان موفق نخواهد بود. سخنرانانی را دعوت کنید که دارای کالیبر و شهرت در این مراسم هستند و اطلاعات مربوط به کار ، صنعت یا تجارت خود را به شرکت کنندگان ارائه می دهند. پیش از این بلندگوها را آماده کنید و در ارائه Power Point با آنها کار کنید و همچنین آنها را از مراحل تدارکات ، زمان و همچنین میزان انتظار مخاطبان مطلع کنید.
فرآیند مدیریت رویداد به یک تیم خوب از افراد نیاز دارد که وظایف خود را در زمینه راه اندازی ، ثبت نام ، خدمات به مشتری و همچنین رسیدگی به امور مالی انجام دهند. برای از بین بردن احتمال اشتباه یا خطا ، تیم را با هرگونه پروتکل رویداد مورد نیاز آشنا کنید.

* روز واقعی – ثبت نام ، معرفی ، بازخوردتمامی برنامه ریزی و آماده سازی سمینار ، که 80٪ کل کار را تشکیل می دهد ، به واقعه واقعی که ممکن است فقط برای چند ساعت گوگل ادوردز یا چند روز طول بکشد ، سقوط می کند. روز قبل از رویداد ، از محل برگزاری بازدید کنید تا اطمینان حاصل کنید که همه چیز مطابق با الزامات و مشخصات منظم است. میکروفون ها ، پروژکتورها ، سیستم های صوتی و تصویری باید همه بررسی شوند تا در نظم عملکرد عالی باشند.
در روز واقعی ، کارکنان باید حداقل 1/1 ساعت قبل از شروع کار در محل حضور داشته باشند. برای اطمینان از دسترسی مجاز ، ثبت نام باید درب منزل انجام شود. برچسب های نام ، هدایای درب و برنامه های مربوط به رویدادها یا کتابچه ها در این مرحله ارائه می شود و آگهی دهندگان شرکت کنندگان را به صندلی های خود در سالن رویداد نشان می دهند.
کارکنان همچنین وظیفه مشاوره یا کمک به شرکت کنندگان در طول رویداد را بر عهده خواهند داشت. فرم های بازخورد باید توزیع و سپس از شرکت کنندگان جمع آوری شود تا میزان رضایت از همه جنبه های تجربه رویداد تعیین شود.
سرانجام ، یک نرم افزار ثبت نام رویداد در کلید کمک می کند تا مراحل آماده سازی آسان تر شود – برای اعلام موضوع و مکان سمینار ، بازاریابی آنلاین ، به دست آوردن ثبت نام و دریافت بازخورد شرکت کنندگان.
نمونه ای از راه حل های مشابه ، نرم افزار PG Events است. هیچ دانش خاص و تجربه برنامه نویسی مورد نیاز نیست. برای همه آسان و واضح است. فرصتی را برای راه اندازی وب سایت ثبت رویداد خود از دست ندهید!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *